Faxina de Fim de Ano: Encerrar e Começar Ciclos Organizacionais com Reflexão e Diversão

 

Hoje estava refletindo sobre vários cases que marcaram encerramento de anos. O fim de ano nas organizações costuma ser marcado por festas e confraternizações, mas ele pode (e deve!) ir muito além disso. Quando trabalhei na Thoughtworks com um ambiente colaborativo e uma cultura ágil, era algo normal Team Building, Lean Inception, Face to Face, 1:1 e tinha um evento anual o AWAY DAY, em que o encontro de uma noite e 1 à 2 dias, era para refletir, conectar, incluir, planejar, disseminar cultura e planejar. Foram momentos de aprendizado, networking e diversão. Cada país promovia o seu, recebendo pessoas convidadas da TW de outros países, uma forma de polinização da cultura global. Na minha trajetória após a TW, venho facilitando muitos encontros de celebração de encerramento e iniciação de ciclos nas organizações, em áreas ou times.

No Away Day Brazil 2016, foi realizado previamente um mapeamento dos grandes desafios da organização e após uma votação para priorizar, ficaram uns 5 temas em que durante o Away Day as pessoas colaboradoras foram para os temas que mais interessava e passaram o dia entendendo o desafio e criando um proposta de solução, em que ao final do dia foi apresentado para todo o grupo. A foto abaixo é do grupo que eu MAYRA DE SOUZA 🚀, Luciana Nunes Santos e o apoio do @Vini.

Assim como fazemos aquela faxina em casa, organizando e limpando o que não nos serve mais, esse período é uma oportunidade de revisitar os aprendizados, refletir sobre o que foi conquistado e ajustar a rota para o que vem pela frente. Neste artigo, vou explorar como essas práticas de encerramento, combinadas com momentos de diversão e celebração, podem fortalecer a cultura organizacional e preparar os times para o futuro.

Você está planejando algum evento de final de ano com seu Time? O que vai fazer? Qual seu objetivo? Que resultado está buscando?

Por que olhar para o que passou é tão importante?

Momentos de revisão são essenciais para organizações que buscam não só melhorar continuamente, mas também alinhar as pessoas e seus times para o próximo ciclo. Na metodologia ágil é comum o Times a cada ciclo de entrega fazer uma retrospectiva, com objetivo de olhar para o ciclo anterior (processos, procedimentos, ferramentas e relações) para melhorar no próximo ciclo, no Lean é o ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir).

E Peter Senge, em A Quinta Disciplina, fala sobre o conceito de "organizações que aprendem". Segundo ele, refletir sobre as práticas e experiências passadas é uma forma de aprendizado organizacional coletivo, onde erros e acertos servem como base para decisões futuras.

Além disso, Marty Cagan, em Empowered, menciona que times empoderados, que participam ativamente da revisão de seus próprios processos, são mais motivados e produtivos no longo prazo.

Esses encontros, portanto, funcionam como uma forma de fortalecer a autonomia e o propósito do time.

Faxina Organizacional: Organizar a casa para abrir espaço para o novo

Assim como uma faxina de final de ano nos dá clareza e organização, no mundo corporativo, essa metáfora se aplica às revisões de desempenho e de metas. Fazer uma faxina organizacional envolve olhar para tudo o que foi feito: processos que podem ser ajustados, ferramentas que precisam ser atualizadas, e principalmente, identificar o que pode ser deixado para trás para abrir espaço para novas práticas e inovações.

Greg McKeown, em Essencialismo, reforça a importância de eliminar o que é supérfluo para focar no que realmente gera valor. Esse tipo de limpeza organizacional ajuda a focar no que é essencial para o time e a organização, preparando um terreno mais fértil para o próximo ciclo.

Reflexão e Diversão: O equilíbrio entre o olhar crítico e a celebração

Revisar o que foi feito ao longo do ano não precisa ser algo pesado ou desmotivador, inclua atividades de icebreaker e energizer, ou momentos para as pessoas se conhecerem mais com atividades de Team Bonding e Team Building, faça com que o processo seja com uma visão positiva com uso da diversão e descontração, isso também ajudará a criar um ambiente de confiança. Muito(a)s líderes inteligentes sabem como equilibrar momentos de reflexão profunda com atividades mais leves e de celebração.

O Andy Barbosa no livro FLAPS Model, por exemplo, sugere que momentos de revisão e reajuste de rota podem ser ainda mais potentes quando combinados com o engajamento e motivação do time, através de atividades colaborativas e lúdicas.

Teresa Torres, no livro Continuous Discovery Habits, aponta que equipes mais engajadas e alinhadas tendem a inovar mais e entregar resultados com maior qualidade, principalmente quando são estimuladas em ambientes positivos e colaborativos.

Cases Inspiradores

Os cases mencionados foram organizamos em parceria Coletivo AÇÃO junto da WDrumond Consultoria e Treinamento para os realizados de forma online e híbrida e o presencial com a Karita Consultoria e Treinamento.

Case 1: Cultura Colaborativa – Essência da Brainz Group – Dezembro de 2021 (Híbrido)

O evento híbrido para o Brainz Group, onde o foco principal foi fortalecer a cultura colaborativa da organização, conectando os valores da empresa às atividades de retrospectiva e planejamento. O Evento híbrido com duração de 4 horas e a participação de 65 pessoas (25-30 presenciais e 30-35 online).

PROGRAMAÇÃO DA AGENDA (conforme imagem abaixo):

As atividades foram realizadas no board onlide Miro, segue a visão geral do board que é uma cópia sem preenchimento, somente como demonstração:

Seguem os templates de cada uma das atividades:

Na restrospectiva foi utilizado a Noite de Natal com base no site RetroAgil: https://retroagil.wordpress.com/2016/12/26/noite-de-natal-nn/

Na etapa da árvore de Natal da retrospectiva, utilizei o praise board criado pelo @andy barbosa!

Após fazer a reflexão de como foi o ano, entramos na atividade para planejar o próximo ano, aqui utilizei a palavra prosperar, com ideia das pessoas pensarem o que desejam e esperam, e como querem agir e pensar para o próximo ano.

Todo processo foi com base nos valores da organização, a retrospectiva, o reconhecimento e o planejamento para o próximo ano, segue abaixo os cartões usados para o Praise Board:

O evento foi uma oportunidade de ouro para reforçar os valores colaborativos da Brainz, ao mesmo tempo em que permitiu as pessoas participantes compartilhar e celebrar suas contribuições ao longo do ano. As atividades criaram uma atmosfera de alinhamento e confiança mútua, fundamentais para os desafios de 2022.

Case 2: Revisar o ano e planejar o próximo de forma colaborativa: Nectosystem – Janeiro de 2022 (Online)

O evento com a @Nectosystem, em janeiro de 2022, seguiu uma abordagem online para retrospectiva e planejamento, com o objetivo de revisar os resultados de 2021 e alinhar o time para 2022. Foram 3 horas e com 20 pessoas online, utilizamos o Zoom e o Miro como ferramentas de apoio. A liderança da organização gostou muito da proposta utilizada com a BRAINZ GROUP.

PROGRAMAÇÃO DA AGENDA (conforme imagem abaixo):

Teve uma diferença a retrospectiva realizamos com um template de Análise SWOT ou em português FOFA, analisamos as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças da organização, mercado e etc.

Todo processo foi com base nos valores da organização: contribuição, comprometimento, liberdade, bem-estar, colaboração e ética, conforme os cartões abaixo:

O encontros online permitiram que a Nectosystem fortalecesse seu espírito colaborativo, mesmo à distância. O uso do Praise Board foi crucial para criar um ambiente de reconhecimento mútuo e reforçar os valores da organização de maneira prática.

Case 3: Promover reflexão e celebração: KPE Engenharia – Dezembro de 2023 (Presencial)

Em dezembro de 2023, facilitei um evento presencial para a KPE Engenharia em Salvador. O objetivo foi fazer uma retrospectiva de 2023, reconhecimento entre colegas e planejamento para 2024. Apresentei para o cliente os cases acima e foi aprovado, em contrapartida é um público que não trabalha com agilidade e no mercado de construção civil, um processo de com mais 30 pessoas das 14h às 17h na Arena Fonte Nova em Salvador Bahia.

PROPOSTA DA AGENDA (conforme imagem abaixo):

O uso dos KUDO Cards foi o ponto alto do evento, gerando um momento de reconhecimento profundo e conexão emocional entre os colaboradores. A combinação de retrospectiva e planejamento colaborativo permitiu que o time saísse do encontro energizado e com clareza sobre as metas para 2024.

Case 4: Agile Team Building: Alinhamento com foco no produto Bionexo - Janeiro 2019 (Presencial)

Em 11 de janeiro de 2019, eu junto ao Time do Coletivo AÇÃO realizamos uma facilitação de 4 horas com atividades colaborativa para 160 pessoas colaboradoras da Bionexo em um Hotel Resort no interior de São Paulo. O objetivo era unir as áreas comerciais, customer sucess e tecnologia, dividindo-as em 6 squads, cada uma focada em um produto específico. O processo colaborativo promoveu integração, diálogo e empoderamento, resultando em um ambiente de confiança e pertencimento, onde cada pessoa se tornou protagonista. O engajamento foi palpável e a autonomia reforçada.

Para mais detalhes, você pode conferir o artigo completo aqui.

A Importância dos Rituais de Encerramento: Fortalecendo a Cultura Através de Eventos Colaborativos

Encerrar e iniciar ciclos com momentos de reflexão, reconhecimento e planejamento colaborativo é uma poderosa estratégia para garantir que os valores organizacionais sejam vividos no dia a dia. Esses encontros criam um ambiente de confiança, engajamento e alinhamento, preparando os times para os desafios do próximo ciclo.

Seja no formato online, híbrido ou presencial, essas atividades são ferramentas valiosas para conectar pessoas, celebrar conquistas e traçar novas direções. Quando os valores organizacionais são colocados em prática, os resultados são times mais unidos, motivados e prontos para prosperar.

O @Jurgen Appelo, em @Management 3.0, fala sobre a importância de rituais para consolidar a cultura organizacional. Encerrar um ciclo de forma intencional, seja através de uma reflexão coletiva, de um evento divertido ou ambos, ajuda a criar uma sensação de pertencimento e motivação para o novo ciclo.

Esses momentos, quando bem organizados, podem ser transformadores e ajudam a fortalecer o propósito compartilhado.

O fim do ano oferece uma oportunidade única para organizar a casa, revisar aprendizados, alinhar a rota e criar novos espaços para ideias e inovações. Combinando reflexão e diversão, as organizações podem não só ajustar suas direções estratégicas, mas também energizar seus times para o que vem pela frente.

E você, como você vai conduzir essa faxina organizacional? Compartilhe suas dicas!

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