Experiência na concepção de produto!

No início de 2020, em meio à pandemia, conduzi com sucesso uma facilitação online de um processo de Concepção de Produto. Utilizei técnicas como Lean Inception, Product Backlog Building e Design Sprint para alcançar o objetivo: criar um novo aplicativo com uma melhor experiência da pessoa usuária.

Essa atuação foi realizada em parceria com o Coletivo AÇÃO e a SysManager para atender a um cliente no mercado de seguros (por questões de confidencialidade, a identidade do cliente não será revelada, e as imagens são apenas ilustrativas). No projeto, desempenhei o papel de facilitadora MAYRA DE SOUZA 🚀 e contei com o apoio de Wagner Drumond, consultor de eventos online.

Sequência do processo:

Contexto:

• Processo de concepção de produto com abordagem de design thinking e agile;
• + 30 participantes de várias áreas da organização (TI, negócios, SAC, atendimento);
• 20 dias no período da manhã;
• Realizado 3 design sprint simultâneos de jornadas críticas do MVP;
• Atuação online.

1ª Etapa: Pré-Concepção

Objetivo: Compreender o estado atual da organização, da equipe e da ideia/produto em um curto prazo, normalmente guio essa parte com mais tempo faço reuniões com diversas pessoas envolvidas no produto, mas neste caso estava em uma atuação e a equipe da Sys Manager me apoiou. Durante uma semana, algumas pessoas consultoras da Sys Manager prestaram assistência, realizando conversas com o Product Owner, stakeholders e outros envolvidos com o produto. Com base nas informações coletadas, ficou claro que já existia uma compreensão sólida sobre o que se desejava alcançar com o produto e para quem ele se destinava. Nesse contexto, iniciar com um Design Sprint não fazia sentido, pois a organização não estava na fase de descoberta ou validação da ideia, mas sim na fase de definição do produto. No entanto, havia uma expectativa de melhorar a experiência do(a) usuário(a) com o novo produto.

A agenda proposta foi iniciar com uma Lean Inception, seguindo para o Product Backlog Building do MVP (Produto mínimo viável) e após o Design Sprint de features criticas do MVP, para melhorar a experiência.

Lean Inception criado pelo 🎯 Paulo Caroli: A Lean Inception é um workshop colaborativo que visa alinhar a visão do produto, identificar funcionalidades-chave e criar um plano de entrega incremental (MVPs). Durante esse processo, mapeamos as necessidades dos stakeholders e definimos metas claras para o produto. Isso nos permitiu estabelecer uma base sólida para o desenvolvimento, garantindo que todas as partes interessadas estivessem alinhadas com os objetivos.

Product Backlog Building (PBB) criado pelo Fábio Aguiar: É um processo de elaboração do backlog de produtos. Mapeando os itens de backlog de cada funcionalidade do MVP, permitindo que a equipe tenha uma visão clara do que precisa ser entregue.

Design Sprint criado pelo Jake Knapp: É um processo para resolver problemas e validar ideias em um curto espaço de tempo. Durante esse período, trabalhamos para aprofundar a experiência do usuário, garantindo que o produto fosse intuitivo, eficiente e atendesse às expectativas dos usuários.

A Sys Manager propôs uma agenda de 20 dias, com sessões realizadas pela manhã (das 9h às 13h), o que se mostrou altamente benéfico dada a natureza online da interação e a fase inicial da organização nesse processo.

Este plano de facilitação para o processo de concepção é detalhado na imagem abaixo.

2ª Etapa: Lean Inception

Objetivo: A Lean Inception é um workshop colaborativo no qual stakeholders e membros da equipe de desenvolvimento (tanto do lado de negócios quanto técnico) unem forças para mapear o produto ou serviço em alto nível, identificando funcionalidades essenciais e planejando a entrega incremental por meio do MVP (Minimum Viable Product ou Produto Mínimo Viável).

Abaixo vou dar dicas e expor aprendizados em cada atividade durante esse processo.

Dicas & Aprendizados:

Facilitação:

• Usar as cores dos post-its ao seu favor e para as pessoas identificar diferenças ou destaques.
• Fazer uma gestão do tempo à vista com a Agenda Burnup e os acordos no início e se precisar lembre diariamente.

• Enviar e-mails com a consolidação diária e aproveite para lembrar do showcase para gerar engajamento.
• Tirar foto do processo e das pessoas interagindo mesmo online, envie nos e-mails de consolidação diária e showcase com uma síntese do acontecimento, para gerar engajamento e celebração do resultado.

• Mapear e revisar na consolidação diária e no showcase (durante todo processo tangibilizar):
• Parking lot: incertezas e ideias;
• RAID: premissas, dependências, questões e riscos;
• Glossário: definir e alinhar termos.

Objetivos:

• Identificar que áreas/ épicos serão necessários atender em cada objetivo, pode facilitar o mapeamento das funcionalidades.

Mapeamento de Funcionalidade:

• Identificar cores por área/ épicos de funcionalidades (Exemplo: cor azul: funcionalidades relacionada ao financeiro), poderá facilitar a visualização e mensurar qual área/ épico terá mais funcionalidades e depois do nivelamento poderá ver qual tem maior ou menor incerteza pela cor dos cartões (verde, amarelo e vermelho).

• Focar em levantar as funcionalidades pela visão da persona e não por uma visão técnica, isso facilitará a quebra em PBI’s e entregar valor para quem realmente vai usar.
• Criar algum símbolo para identificar nas funcionalidades se uma ou várias personas utilizarão aquela funcionalidade, isso pode ajudar a verificar a importância e o valor entregue.

Nivelamento de Funcionalidades:

• Se você tiver uma média de 50% de pessoas técnicas e 50% de pessoas de negócio, poderá dividir em grupos para realizar o processo de revisão das funcionalidades. Para a facilitação online irá trazer um fluxo mais rápido para a atividade, interessante ter pessoas apoiando na discussão.
• Caso não tenha uma quantidade de pessoas técnicas e de negócio parecidas, melhor trabalhar com o grupo todo. Tive de fazer dessa forma trabalhando com o grupo todo, foi bom e aceito pelo cliente devido ao alinhamento obtido, pois levou bastante tempo do planejado, mas com grandes ganhos. Para apoiar na discussão e no entendimento utilizei o Q&A da ferramenta de videoconferência para verificar o entendimento das pessoas sobre as funcionalidades no eixo Y e X (Alto, Médio ou Baixo), convide uma pessoa de cada nível, peça para elas exporem suas percepções e faça novamente a rodada da mesma funcionalidade, para tangibilizar que houve mudança nas percepções.
• No template de entendimento do nível de incerteza, use perguntas variadas para facilitar o entendimento das pessoas conforme imagem abaixo.

No eixo Y que é o requerimento de negócio, realizar as perguntas:

• Nós sabemos o que fazer?
• O quanto o negócio tem certeza sobre essa funcionalidade?
• O quanto o negócio tem clareza dessa funcionalidade?

No eixo X que é o conhecimento técnico, realizar as perguntas:

• Nós sabemos como fazer?
• Temos certeza de como iremos fazer essa funcionalidade?
• Está claro como iremos fazer essa funcionalidade?
• Nós temos o conhecimento de como iremos fazer essa funcionalidade?

Jornada do(a) usuário(a):

• Após realizar a jornada se faz a validação das funcionalidades mapeadas, onde foram usadas na jornada, neste momento pode se levantar funcionalidades novas que não tinham sido pensadas antes ou até eliminar alguma que foi observado que a persona não utilizará.
• Para melhorar e aprofundar o entendimento nesta atividade, pode-se, além de vincular às etapas da jornada as funcionalidades usadas, incluir também as informações de outras funcionalidades utilizadas por outra persona ou pela mesma, além do número da funcionalidade, um símbolo para identificar se o uso foi da funcionalidade ou da informação da funcionalidade (conforme imagem abaixo).

Sequenciador de Funcionalidades:

• Dividir em grupos e abrir quadros diferentes para cada grupo propor uma sequência de funcionalidades, MVPs e incrementos diferentes, após o grupo decide junto qual será o com a melhor proposta de valor e factível de realização.
• Identificar as funcionalidades Fator UAU, conforme imagem abaixo.

Canvas MVP:

• Dividir em grupos cada um faz uma proposta de Canvas MVP , após cada grupo apresenta e unimos o que faz sentido para todas as pessoas.

3ª Etapa: PBB

Objetivo: Após uma Lean Inception tem como objetivo aprofundar o entendimento da funcionalidade (necessidade e objetivos atendidos) e quebrar em PBI’s (Product Backlog Itens/ Itens de Backlog), mapeando dúvidas, ideias e sugestões de cada PBI’s.

Dicas & Aprendizados:

Mapear PBI’s (Item do Backlog):

• O criador Fábio Aguiar indica o modelo ARO (ação x resultado x objeto) para mapear PBI’s, ao observar dificuldade das pessoas devido ao perfil do público, dei a opção delas mapearem pensando na narrativa do(a) usuário(a): [Eu como cliente quero] realizar login para entrar no App, assim as pessoas irão colocar no item de backlog: Realizar login para entrar no App.
• No mapeamento dos itens de backlog para facilitar a organização e a rastreabilidade dos itens e anotações (conforme imagem abaixo), criei um canvas para o mapeamento dos passos da funcionalidade.

• Além de dúvida (post-it laranja), sugestão (post-it verde) e ideia (post-it azul) levantadas durante os PBI’s (post-it amarelo na imagem acima), tive necessidade de incluir outros itens: dependência (post-it rosa), premissa (postit amarelo) e risco (post-it vermelho), um RAID (risco, premissa, questão e dependência) de cada item do backlog (conforme imagem abaixo).

4ª Etapa: Design Sprint

Objetivo: No contexto desse processo de concepção, a finalidade do Design Sprint foi a criação de protótipos para jornadas críticas ou de alto impacto do MVP, foi escolhido 3 funcionalidades críticas do MVP. O objetivo foi visualizar e conceber a experiência do usuário, submetendo-a a validação ou invalidação durante as entrevistas. Durante esse Design Sprint, optamos por separar o desenvolvimento do protótipo e o processo de entrevistas da agenda principal (conforme ilustrado na imagem abaixo). Esse desdobramento permitiu que especialistas, como as pessoas designers/ UX, liderassem o processo, seguindo as diretrizes do Design Sprint 2.0.

Para facilitar essa dinâmica, organizamos três equipes multidisciplinares, cada uma focada em uma jornada diferente de uma funcionalidade crítica do MVP. Sendo assim, ocorreu simultaneamente 3 design sprints e as equipes permaneceram consistentes ao longo da agenda descrita abaixo.

Dicas & Aprendizados:

• Resolver um problema por vez, se for necessário divida o grupo em duas frente independentes.
• No primeiro dia cada grupo ficou com a responsabilidade de convidar as pessoas especialistas, para serem entrevistadas no segundo dia.

5ª Etapa: Showcase

Objetivo: Este momento visa compartilhar todo o processo e os resultados com as pessoas que não estiveram envolvidas na fase de criação. Aqui, elas têm a oportunidade de oferecer suas percepções, esclarecer dúvidas e fornecer orientações em situações incertas.

Dicas & Aprendizados:

• Faça as consolidações diárias por e-mail para convidar e engajar as pessoas a irem no showcase.
• Grave o showcase para enviar após para a organização.
• Envie um e-mail de fechamento do showcase solicitando feedback.

Parceria Sys Manager

A Sys Manager está presente no mercado há mais de 20 anos com atuação em Tecnologia da Informação apoiando organizações de grande porte de diversos setores da economia a atingirem seus objetivos de negócio, seja como desenvolvimento de projetos, bodyshop, consultoria ou sustentação.

Time da Sys Manager participou de todos etapas!

Ferramentas online utilizadas no Processo de Concepção de Produto

O Wagner Drumond Consultor de Evento Online, é um parceiro nas atuações online do Coletivo AÇÃO, é responsável no staffing das ferramentas e apoio das pessoas participantes quando tem alguma dificuldade com as ferramentas online. Nosso objetivo é ter uma experiência, vivência e interação exemplar no processo colaborativo.

Ferramentas online utilizadas:

• Remo Conference
• Conceptboard
• Sli.do

E você, facilita Lean Inception, PBB e Design Sprint? Já precisou fazer alguma adaptação? Compartilhe suas dicas!

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Mayra de Souza Machado - Consultora | Trainer | Facilitadora | Agile Coach | Mentora - Coletivo…